Gizlilik Sözleşmesi
Octopot yapay zeka destekli bir işe alım ve kariyer platformudur. Şirketler ve işe alım / İK danışmanlık firmaları (kendi markalarıyla sundukları white-label kullanım dahil) platformu iş ilanı yayımlamak, başvuru toplamak, adayları yapay zeka ile ön değerlendirmek, mülakat yürütmek ve aday süreçlerini yönetmek için; adaylar ise ilanlara başvurmak, CV'lerini oluşturup optimize etmek, ön yazı hazırlamak ve mülakatlara katılmak için kullanır. Bu gizlilik politikası; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), AB Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR), Singapur Kişisel Veri Koruma Yasası (PDPA) ve Hong Kong Kişisel Veri (Gizlilik) Yönetmeliği (PDPO) uyarınca, Octopot'un hangi kişisel verileri hangi sıfatla işlediğini açıklar.
🏢 Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Sıfatı
Octopot, kişisel verileri iki farklı sıfatla işler:
- Veri İşleyen (müşteri adına): Müşteri şirketlerin ilanlarına başvuran, havuzlarına eklenen veya mülakata davet edilen adayların verileri, ilgili müşteri şirket adına ve onun talimatlarıyla işlenir. Bu verilerin veri sorumlusu, adayın başvurduğu şirkettir; aday hakları öncelikle o şirkete karşı kullanılır.
- Veri Sorumlusu (kendi hizmetleri için): Adayların CV oluşturma, CV optimizasyonu, ön yazı ve mülakat hazırlığı gibi araçları kendi hesaplarıyla kullanması; müşteri şirket kullanıcılarının (İK ekipleri, yöneticiler, ajans kullanıcıları) hesap verileri; platform güvenliği kayıtları; web sitesi ziyaretçileri ve satış/iletişim formlarıyla bize ulaşan kişilerin verileri bakımından veri sorumlusu Octopot'tur.
- Şirket: Octopot
- E-posta: privacy@octopot.co
- KVKK Temsilcisi: privacy@octopot.co
- GDPR Temsilcisi: privacy@octopot.co
- PDPA İletişim: privacy@octopot.co
📋 Toplanan Kişisel Veri Kategorileri
Platform üzerinden aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenmektedir:
- Aday Hesap Verileri: Aday hesabı, oluşturulan ve optimize edilen CV'ler, ön yazılar, iş tercihleri ve mülakat hazırlık içerikleri
- Aday Kimlik ve İletişim Verileri: Ad, soyad, e-posta, telefon, konum, fotoğraf (adayın paylaşması halinde)
- Aday Mesleki Verileri: Özgeçmiş, deneyim, eğitim, sertifikalar, yetenekler, ön eleme sorularına verilen cevaplar, ilana uygunluk puanları
- Mülakat Verileri: Yapay zeka mülakatlarında ses ve görüntü kayıtları, konuşma dökümleri, cevap değerlendirmeleri ve mülakat raporları; telefon ve WhatsApp ile yürütülen görüşmelerin kayıtları
- Süreç Verileri: Başvuru durumu, aşama geçmişi, İK notları ve etiketleri, teklif, referans, form, anket ve belge kayıtları
- Müşteri Kullanıcı Verileri: Şirket kullanıcılarının adı, e-postası, rolü, departmanı ve oturum kayıtları
- Teknik Veriler: IP adresi, çerez verileri, cihaz ve tarayıcı bilgileri, kullanım ve hata kayıtları
- Fatura Verileri: Müşteri şirketin fatura ve ödeme bilgileri (kart bilgileri ödeme kuruluşunda saklanır)
- Kamuya Açık Profesyonel Veriler: Müşteri şirketin aday araması kapsamında kamuya açık profesyonel profillerden (ör. LinkedIn) elde edilen bilgiler
⚖️ Hukuki Dayanak ve İşleme Amaçları
Kişisel veriler aşağıdaki hukuki dayanaklar ve amaçlar için işlenir:
- Müşteri Talimatı / Sözleşmenin İfası: İlan yayımlama, başvuru alma, CV analizi, ön eleme, mülakat yürütme, aday karşılaştırma ve işe alım sürecinin yönetimi
- Aday ile Sözleşmenin İfası: CV oluşturma ve optimizasyonu, ön yazı, mülakat hazırlığı ve başvuru takibi gibi aday hizmetlerinin sunulması
- Hukuki Yükümlülük: Yasal saklama, vergi ve muhasebe yükümlülükleri, yetkili makam talepleri
- Meşru Menfaat: Platform güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, hata takibi ve hizmet iyileştirme
- Açık Rıza: Mevzuatın gerektirdiği hallerde mülakat kaydı, yurt dışına aktarım ve pazarlama iletişimi
- Bir Hakkın Tesisi: Hukuki uyuşmazlıklarda hakların korunması
🔒 Güvenlik Önlemleri
Kişisel verilerin güvenliği için aşağıdaki teknik ve idari tedbirler alınır:
- Şifreleme: Veri iletiminde SSL/TLS, hassas entegrasyon bilgilerinde şifreli saklama
- Erişim Kontrolü: Rol ve departman bazlı yetkilendirme; her müşteri şirket yalnızca kendi verilerine erişir
- Denetim Kayıtları: Kritik işlemler ve veri erişimleri kayıt altına alınır
- Güvenlik Değerlendirmesi: Düzenli güvenlik testleri ve açık giderme süreçleri
- Personel Eğitimi: Veri güvenliği ve gizlilik konusunda eğitim
- Altyapı Güvenliği: Güvenlik sertifikalarına sahip bulut altyapısı sağlayıcıları
🌍 Uluslararası Veri Aktarımları
Hizmetin sunulması için veriler aşağıdaki hizmet sağlayıcılara ve yurt dışına aktarılabilir:
- Bulut Barındırma: Platform verilerinin saklandığı bulut altyapısı
- Yapay Zeka Hizmetleri: CV analizi, puanlama ve mülakat değerlendirmesi için OpenAI / Microsoft Azure OpenAI
- Ses Hizmetleri: Mülakatlarda konuşmayı metne çevirme (Soniox) ve sesli yanıt üretimi (Cartesia)
- İletişim Hizmetleri: E-posta (Mailgun), telefon görüşmeleri (Twilio) ve WhatsApp (Meta)
- Ödeme ve İzleme: Ödeme işleme (Stripe), hata takibi (Sentry)
- Yasal Koruyucular: KVKK md. 9 kapsamındaki aktarım araçları, GDPR md. 46 Standart Sözleşme Maddeleri, PDPA Bölüm 26, yeterlilik kararları
⏰ Veri Saklama Süreleri
Kişisel veriler aşağıdaki süreler boyunca saklanır:
- Aday Verileri: Müşteri şirketin belirlediği süre boyunca; müşteri talimatıyla veya sözleşme sona erdiğinde silinir ya da iade edilir
- Aday Hesapları ve CV'ler: Aday hesabı aktif olduğu sürece; hesap silindiğinde 30 gün içinde silinir
- Mülakat Kayıtları: Müşteri şirketin belirlediği süre boyunca
- Müşteri Kullanıcı Hesapları: Hesap aktif olduğu sürece
- Fatura Kayıtları: Yasal saklama yükümlülüğü gereği 10 yıl
- Satış ve İletişim Talepleri: Son iletişimden itibaren 2 yıl
- Güvenlik Kayıtları: Mevzuatta öngörülen süre boyunca
- Silme Talepleri: Talep üzerine (yasal saklama süreleri hariç) 30 gün içinde
👤 Veri Sahibi Hakları
KVKK md. 11, GDPR, PDPA ve PDPO kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz. Aday hesabınız ve CV araçlarındaki verileriniz için Octopot'a başvurabilirsiniz. Bir şirkete yaptığınız başvuruya ilişkin verilerde haklarınızı öncelikle o şirkete karşı kullanırsınız; Octopot'a iletilen bu tür talepler gecikmeksizin ilgili şirkete yönlendirilir ve şirketin talebi yerine getirmesine destek olunur:
- Bilgi Alma Hakkı: Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- Erişim Hakkı: Verilerinizin bir kopyasını talep etme
- Düzeltme Hakkı: Yanlış verilerin düzeltilmesini isteme
- Silme Hakkı: Verilerinizin silinmesini talep etme
- Taşınabilirlik Hakkı: Verilerinizi yapılandırılmış formatta alma
- Rıza Geri Çekme: Verdiğiniz rızayı istediğiniz zaman geri çekme
- İtiraz Hakkı: Veri işlemeye itiraz etme
- Otomatik Karar Alma: Yalnızca otomatik işlemeye dayalı aleyhe sonuçlara itiraz etme
🤝 Üçüncü Taraf Veri Paylaşımı
Octopot kişisel verileri satmaz. Veriler yalnızca aşağıdaki taraflarla paylaşılır:
- Müşteri Şirketler: Aday verileri, adayın başvurduğu veya havuzuna eklendiği şirketle (ve o şirketin yetkilendirdiği kullanıcılarla); aday, CV görünürlük tercihiyle CV'sinin işverenlerce görülmesine izin verebilir
- Alt İşleyenler: Hizmetin sunulması için gerekli ölçüde barındırma, yapay zeka, ses, iletişim ve ödeme hizmet sağlayıcıları
- Müşterinin Entegrasyonları: Müşteri şirketin kendisi bağladığı sistemler (ör. webhook, takvim, e-posta kutusu)
- Hukuki Makamlar: Yasal yükümlülük halinde gerekli veriler
- Danışmanlar: Hukuki ve mali danışmanlar, gizlilik yükümlülüğü altında
🚨 Veri İhlali Bildirimi
Kişisel veri güvenliği ihlali durumunda:
- Müşteriye Bildirim: Müşteri şirket adına işlenen verilerde ihlal, gecikmeksizin ilgili şirkete bildirilir
- Otoriteye Bildirim: Veri sorumlusu olduğumuz verilerde 72 saat içinde yetkili otoriteye (KVKK Kurulu, ilgili DPA) bildirim
- İlgili Kişilere Bildirim: Gerektiğinde etkilenen kişilere bildirim
- İhlal Kapsamı: Hangi verilerin etkilendiğine ilişkin açıklama
- Alınan Önlemler: İhlalin etkisini sınırlamak için alınan tedbirler
- İletişim: İhlal hakkında sorular için: privacy@octopot.co
👶 Çocukların Gizliliği
Platform, işe alım amacıyla kullanılır:
- Yaş Sınırı: Platform 16 yaş altındaki kişilere yönelik değildir; bu kişilerden bilerek veri toplanmaz
- 18 Yaş Altı Başvurular: Mevzuatın izin verdiği hallerde, müşteri şirketin sorumluluğunda ve gerekli veli/vasi onayıyla işlenir
- Tespit Durumu: 16 yaş altına ait olduğu anlaşılan veriler ilgili şirkete bildirilerek silinir
🤖 Otomatik İşleme ve Yapay Zeka
Platform, adaylara CV ve mülakat hazırlığında yardım etmek ve müşteri şirketlerin işe alım kararlarını desteklemek için yapay zeka kullanır:
- Aday Araçları: CV oluşturma ve optimizasyonu, ön yazı ve mülakat sorusu önerileri; çıktıları aday kontrol eder ve düzenleyebilir
- CV ve Uygunluk Puanı: Özgeçmişin ilan gereksinimlerine uygunluğunun puanlanması
- Ön Eleme: Müşteri şirketin tanımladığı ön eleme sorularına ve kurallarına göre değerlendirme
- Mülakat Değerlendirmesi: Yapay zeka mülakatlarındaki cevapların, konuşma dökümünün ve görüntüden ifade analizinin değerlendirilmesi
- İnsan Kararı: İşe alım kararı müşteri şirket tarafından verilir; yapay zeka çıktıları karar destek amaçlıdır
- İtiraz Hakkı: Otomatik değerlendirmeye itiraz edebilir ve insan değerlendirmesi talep edebilirsiniz
- Model Eğitimi: Müşteri ve aday verileri, müşterinin onayı olmadan genel yapay zeka modellerinin eğitiminde kullanılmaz
📞 İletişim ve Şikayet
Veri koruma konularında bizimle iletişime geçin:
🍪 Çerezler ve Takip Teknolojileri
Web sitemiz ve platformumuz çerezler ve benzeri teknolojiler kullanır:
- Zorunlu Çerezler: Oturum yönetimi ve güvenlik için gerekli çerezler
- Performans Çerezleri: Kullanım istatistikleri (rızanızla)
- Fonksiyonel Çerezler: Dil gibi tercihlerin hatırlanması
- Pazarlama Çerezleri: Yalnızca rızanızla
- Çerez Yönetimi: Çerez bandındaki ayarlardan ve tarayıcınızdan tercihlerinizi yönetebilirsiniz
📊 Veri Analizi ve İstatistikler
Hizmetin iyileştirilmesi için veriler anonimleştirilmiş ve toplu halde analiz edilebilir:
- Anonimleştirme: Kişisel tanımlayıcılar kaldırılarak veriler anonimleştirilir
- Toplu Analiz: Kullanım istatistikleri ve performans ölçümleri
- Müşteri Raporları: Müşteri şirketlere yalnızca kendi süreçlerine ait raporlar sunulur
- Veri Minimizasyonu: Yalnızca gerekli veriler işlenir
🔄 Politika Güncellemeleri
Gizlilik politikamız zaman zaman güncellenebilir:
- Güncelleme Bildirimi: Önemli değişiklikler müşteri şirketlere e-posta ile bildirilir
- Web Sitesi Duyurusu: Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır
- Etkin Tarih: Her güncelleme için yürürlük tarihi belirtilir
- Rıza Yenileme: Gerektiğinde rızanız yeniden alınır
Octopot
Giriş Yap